인천광역시교육청 중요기록물 디지털화 조례안

인 천 광 역 시 의 회

인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 조례안

(정창규의원 대표발의)

의 안 번 호	1136	발의연월일 : 2021. 4. 29. 발 의 자 : 정창규,민경서,박성민, 김성수,안병배,이용선, 전재운,임동주,이오상 의원

1. 제안이유

인천광역시교육청 및 소속 기관에서 생산하거나 접수한 보존 가치가 높은 기록물을 안전하고 체계적으로 영구보존 및 활용하기 위하여 중요 기록물에 대한 디지털화가 필요함

2. 주요내용

가. 조례의 목적 및 용어의 정의를 규정함(안 제1조 및 제2조)

나. 중요 기록물의 디지털화를 위한 교육감의 책무를 규정함(안 제3조)

다. 디지털화 대상 기록물을 규정함(안 제4조)

라. 디지털화 기록물의 관리 및 보존ㆍ활용에 관한 사항을 규정함(안 제7조 및 제8조)

마. 기록물의 디지털화에 관한 시행계획 및 시행규칙에 관한 사항을 규정함(안 제9조 및 제10조)

3. 참고사항

가. 관계법령

나. 비용추계서

인천광역시조례  제        호

인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 조례안

제1조(목적) 이 조례는 중요 기록물의 멸실ㆍ훼손을 예방하고 효율적으로 활용하기 위하여 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 디지털화에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다

1. “기록물”이란 인천광역시교육청과 소속 기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “중요 기록물” 이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 시행령 제26조제1항에 따른 별표 1의 보존기간이 30년 이상인 기록물과 보존 가치가 높은 기록물을 말한다.

3. “디지털화”란 스캐닝 또는 인코딩 장비 등을 이용하여 전자적으로 생산되지 아니한 기록물을 디지털 형태로 변환하는 것을 말한다.

4. “기록물관리기관”이란 법 제3조제4호에 따른 기관을 말한다.

제3조(교육감의 책무) 인천광역시교육감(이하 “교육감”이라 한다)은 충실한 기록물 디지털화를 위하여 필요한 사항을 마련하여야 하며, 보존 가치가 있는 기록물을 안전하고 체계적으로 보존ㆍ활용할 수 있도록 노력하여야 한다.

제4조(디지털화 대상) ① 디지털화 대상은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물 중 인천광역시교육청기록물평가심의회에서 보존 가치를 최종 판단하여 정한다.

1. 보존기간이 30년 이상인 기록물

2. 학문적 연구ㆍ조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 큰 기록물

3. 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사 또는 시민의 관심이 컸던 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련한 기록물

4. 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동 기록물

5. 그 밖에 보존 가치가 있어 디지털화가 필요한 기록물

② 제1항에 따른 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물

제5조(대상 기록물의 이관) 디지털화 대상 기록물은 기록물관리기관으로 이관을 원칙으로 하되 필요한 경우에는 방법을 달리 정할 수 있다.

제6조(대상 기록물의 수집) 기록물관리기관의 장은 기록물의 디지털화를 위하여 보존 가치가 높다고 판단되는 기록물을 수집할 수 있다.

제7조(디지털화 기록물 관리의 원칙) 디지털화 기록물은 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리되어야 한다.

제8조(디지털화 기록물의 보존 및 활용) ① 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물을 적합한 환경 및 장비를 갖추어 보존하도록 노력해야 한다.

② 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물의 보존ㆍ활용을 위한 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

제9조(시행계획의 수립ㆍ시행 등) ① 교육감은 관련 법령에 따라 이관ㆍ수집한 중요 기록물의 디지털화에 관한 시행계획(이하 “시행계획”이라 한다)을 별도로 수립ㆍ시행할 수 있다.

② 제1항의 시행계획을 수립하는 경우 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 대상 기록물의 현황 및 디지털화 방안

2. 개인정보 등을 포함한 기록물의 보안ㆍ보호 조치

3. 기록물의 목록 작성 및 디지털화에 필요한 비용 추계 등

4. 디지털화 결과물의 신뢰성 확보 방안

5. 그 밖에 중요 기록물의 목록 작성 및 디지털화를 위하여 필요한 사항

제10조(시행규칙) 중요 기록물의 디지털화 세부기준, 보존가치 평가기준, 이관 및 수집의 절차 등에 관하여 필요한 사항은 교육규칙으로 정한다.

부      칙

이 조례는 공포한 날부터 시행한다.

관계법령 발췌사항

관계법령	□ 공공기록물 관리에 관한 법률 ○ 제3조(정의) ○ 제5조(기록물관리의 원칙) ○ 제6조(기록물의 전자적 생산·관리) ○ 제16조(기록물 생산의 원칙) ○ 제17조(주요 기록물의 생산의무) ○ 제19조(기록물의 관리 등) ○ 제20조(전자기록물의 관리) ○ 제21조(중요 기록물의 이중보존) ○ 제22조(간행물의 관리) ○ 제23조(시청각 기록물의 관리) ○ 제24조(행정박물의 관리) □ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 ○ 제4조(기록물 관리의 원칙) ○ 제19조(시청각기록물의 생산) ○ 제26조(보존기간) “내용은 별지 작성”
관련법규 정비대상	“해당사항 없음”
특이사항	“없음”

관계법령 발췌

□ 공공기록물 관리에 관한 법률

제3조(정의) 이 법에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “공공기관”이란 국가기관, 지방자치단체, 그 밖에 대통령령으로 정하는 기관을 말한다.

2. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.

3. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

4. “기록물관리기관”이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말하며, 영구기록물관리기관, 기록관 및 특수기록관으로 구분한다.

5. “영구기록물관리기관”이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관을 말하며, 중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관 및 대통령기록관으로 구분한다.

제5조(기록물관리의 원칙) 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

제6조(기록물의 전자적 생산·관리) 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.

제16조(기록물 생산의 원칙) ① 공공기관은 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물관리를 위하여 필요한 사항은 국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙 및 대통령령으로 정한다.

제17조(주요 기록물의 생산의무) ① 공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과 등을 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물로 생산하여야 한다.

② 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성하여야 한다. 이 경우 속기록 또는 녹음기록은 그 기록물의 원활한 생산 및 보호를 위하여 대통령령으로 정하는 기간 동안 공개하지 아니할 수 있다.

③ 공공기관은 주요 업무수행과 관련된 시청각 기록물 등을 대통령령으로 정하는 바에 따라 생산하여야 한다.

④ 영구기록물관리기관의 장은 주요 기록물 보존을 위하여 관련 기록물을 직접 생산할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 관련 공공기관의 장과 협의하여 그 공공기관 또는 행사 등에 소속 공무원을 파견하여 기록물을 생산하게 할 수 있다.

제19조(기록물의 관리 등) ① 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에  따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

② 공공기관은 대통령령으로 정하는 기간 이내에 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 관할 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니한 공공기관의 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 공공기관의 장이 지정하는 부서로 기록물을 이관하여야 한다.

③ 기록관이나 특수기록관은 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물을 대통령령으로 정하는 기간 이내에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

④ 특수기록관은 제3항에도 불구하고 소관 비공개 기록물의 이관시기를 생산연도 종료 후 30년까지 연장할 수 있으며, 30년이 지난 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장에게 이관시기 연장을 요청할 수 있다.

⑤ 국가정보원장은 제4항에도 불구하고 소관 비공개 기록물의 이관시기를 생산연도 종료 후 50년까지 연장할 수 있으며, 공개될 경우 국가안전보장에 중대한 지장을 줄 것이 예상되는 정보 업무 관련 기록물의 이관시기는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 따로 정할 수 있다.

⑥ 공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 관할 기록물관리기관에 통보하여야 한다. 이 경우 중앙행정기관의 소속 기관에 기록관 또는 특수기록관을 설치하였을 때에는 중앙행정기관의 기록관 또는 특수기록관이 그 생산현황을 취합하여 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.

⑦ 중앙기록물관리기관의 장은 공공기관 기록물의 관리 상태를 정기적으로 또는 수시로 점검하여야 하며, 필요한 경우 시정 조치를 요구할 수 있다. 다만, 국가정보원의 소관 기록물에 대하여는 국가정보원장과 협의하여 그 방법 및 절차 등을 따로 정할 수 있다.

⑧ 제7항 본문에 따른 시정 조치의 요구를 받은 공공기관의 장은 특별한 사유가 없으면 이에 따라야 하며, 그 처리 결과를 중앙기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제20조(전자기록물의 관리) ① 중앙기록물관리기관의 장은 컴퓨터 등의 정보처리장치에 의하여 생산ㆍ관리되는 기록정보 자료(이하 “전자기록물”이라 한다)의 안전하고 체계적인 관리 및 활용 등을 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하는 전자기록물 관리체계를 구축ㆍ운영하여야 한다.

1. 전자기록물 관리시스템의 기능ㆍ규격ㆍ관리항목ㆍ보존포맷(기록물 보존을 위한 파일형식을 말한다) 및 매체 등 관리 표준화에 관한 사항

2. 기록물관리기관의 전자기록물 데이터 공유 및 통합 검색ㆍ활용에 관한 사항

3. 전자기록물의 진본성 유지를 위한 데이터 관리체계에 관한 사항

4. 행정전자서명 등 인증기록의 보존ㆍ활용 등에 관한 사항

5. 기록물관리기관 간 기록물의 전자적 연계ㆍ활용 체계 구축에 관한 사항

6. 전자기록물의 생산포맷(기록물 생산을 위한 파일형식을 말한다) 및 소프트웨어 등에 관한 기술정보의 수집ㆍ활용에 관한 사항

② 전자기록물과 전자적으로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리를 위하여 그 밖에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제21조(중요 기록물의 이중보존) ① 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물은 복제본을 제작하여 보존하거나 보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존하는 것을 원칙으로 한다.

② 기록물관리기관이 보존하는 기록물 중 보존매체에 수록된 중요 기록물은 안전한 분산 보존을 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 기록물의 보존매체 사본을 중앙기록물관리기관에 송부하여야 한다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 국가적으로 보존할 가치가 있는 기록물에 대하여는 기록물관리기관에 그 기록물을 보존매체에 수록하고 보존매체 사본을 송부하여 줄 것을 요청할 수 있다.

제22조(간행물의 관리) ① 공공기관은 간행물을 발간하려면 대통령령  으로 정하는 바에 따라 관할 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다.

② 공공기관은 발간하는 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 각각 관할 기록관 또는 특수기록관과 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여 보존ㆍ활용되도록 하여야 한다.

제23조(시청각 기록물의 관리) 공공기관은 업무수행과 관련하여 생산한 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 대통령령으로 정하는 바에 따라 관리하고 관할 영구기록물 관리기관으로 이관하여야 한다.

제24조(행정박물의 관리) 공공기관은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치가 높은 기록물을 대통령령으로 정하는 바에 따라 관리하고 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령

제4조(기록물 관리의 원칙) ① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性)ㆍ무결성(無缺性)ㆍ신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 영이 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.

② 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

③ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 또는 영구기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

④ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물 관리를 위해 기록물 생산ㆍ관리의 전 과정에 걸쳐 발생한 기록관리 메타데이터를 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템을 통해 생산ㆍ관리해야 한다.

제19조(시청각기록물의 생산) ① 법 제17조 제3항에 따라 공공기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

1. 대통령ㆍ국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체의 장, 교육감, 교육장, 제3조 제1호부터 제4호까지의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진

2. 외국의 원수ㆍ수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항

3. 국가 및 지방자치단체의 주요 행사

4. 국제기구 또는 외국과의 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서ㆍ교류 등의 추진과 관련된 주요 활동

5. 「국가재정법」 제38조 제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

6. 대규모의 토목ㆍ건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

7. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

8. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항

9. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

10. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

11. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제26조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년,  5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. 다만, 「대통령기록물 관리에 관한 법률」 제2조제1호에 따른 대통령기록물, 수사ㆍ재판ㆍ정보ㆍ보안 관련 기록물은 소관 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 보존기간의 구분 및 그 책정기준을 달리 정할 수 있다.

② 기록물의 보존기간은 단위과제별로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 단위과제에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다.

③ 보존기간의 기산일은 단위과제별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

비용추계서(제3조제1항 관련)

1. 비용 발생 요인

○ 인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 용역사업 추진

2. 관련 조문

제3조(교육감의 책무) 인천광역시육감(이하 “교육감”이라 한다)은 충실한 기록물 디지털화를 위하여 필요한 사항을 마련 하여야 하며, 보존 가치가 있는 기록물을 안전하고 체계적으로 보존·활용할 수 있도록 노력하여야 한다.

제4조(디지털화 대상) ① 디지털화 대상은 다음 각 호의 기록물 중 인천광역시교육청기록물평가심의회에서 보존 가치를 최종 판단하여 정한다.

1. 보존기간이 30년 이상인 기록물

2. 학문적 연구·조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 큰 기록물

3. 주요 정책·사업·행사 또는 시민의 관심이 컸던 사건·사고·인물 등과 관련한 기    록물

4. 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동 기록물

5. 그 밖에 보존 가치가 있어 디지털화가 필요한 기록물

② 제1항에 따른 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물

3. 비용추계 결과

가. 추계의 전제

○ 중요 기록물 디지털화 용역사업 추진

- 중요 기록물 유형별(문서류, 지도류, 도면류, 인화사진, 사진필름, 영상류, 음성류, 행정박물) 디지털화 비용 추계

○ 조례 제정 및 예산편성 기간을 고려하여 추계기간은 2022년부터 2026년까지 5년으로 하며, 이후에도 재정 소요는 지속적으로 발생

○ 현재 추진하고 있는 중요기록물 디지털화(일반문서) 예산을 제외하고 조례 제정 시 추가로 소요되는 재원임

※ `21년도 중요기록물 디지털화 사업 본예산: 940,000천원

나. 추계 결과

(단위 : 천원)

구 분		2022년	2023년	2024년	2025년	2026년	합 계
중요 기록물 디지털화		81,250	81,250	278,750	313,750	313,750	1,068,750
	시청각기록물	81,250	81,250	243,750	243,750	243,750	893,750
	행정박물	0	0	35,000	70,000	70,000	175,000

○ 시청각기록물(인화사진, 사진필름, 영상류, 음성류)

- 단가: 1면당 1,250원 기준

-  `22년∼`23년 시범으로 65,000면, `24년부터 본 사업추진으로 약 195,000면으로 예상

- 연도별 대상량은 시범기간(2개년) 각 10개교 기준, 이후 매년 30개교 기준으로 산정하였으며, 시청각기록물 시범사업 추진 시 대상량 조사 결과에 따라 사업기간 및 대상량 변동 가능성 있음

○ 행정박물(관인류, 상징류, 상장·상패류, 사무집기류 등)

- 단가: 1건당 7,000원 기준

- 각급기관(교) 행정박물 총 보유현황 45,000여건(2020. 4. 1. 현재)에 대하여 총 5년간 추진 예정으로 `24년 시범기간 5,000건, `25년부터 4년간 매년 10,000건으로 나누어 추진

※ 단가 산정 기준: 한국소프트웨어산업협회 ‘SW사업 대가산정 가이드’ 데이터베이스 구축비 적용

다. 재원조달방안

○ 자체 예산: 특이사항 없음

※ 비용추계 검토: 정책기획조정관-2872(2021. 4. 21.) 비용추계 검토의견서 송부

4. 연도별 비용 추계표

(단위 : 천원)

구 분	1차년도 (2022년)	2차년도 (2023년)	3차년도 (2024년)	4차년도 (2025년)	5차년도 (2026년)	계
세 입
교육비특별회계	81,250	81,250	278,750	313,750	313,750	1,068,750
세 출
중요기록물 디지털화	81,250	81,250	278,750	313,750	313,750	1,068,750
재원 조달 (자체재원)	81,250	81,250	278,750	313,750	313,750	1,068,750

5. 작성자

작성자 이름	인천광역시교육청 교육행정국 총무과장 김미미
연락처	032-420-6500